Les fonctions de recherche omniprésentes dans toutes les applications et interfaces informatiques nous permettent théoriquement de retrouver nos documents et nos données, même enregistrés sans aucune systématique. Je recommande néanmoins un minimum d'organisation.

Mes chroniques informatiques se composent d'une page publiée sur mon site internet, de vidéos explicatives (pas dans le cas de la présente) et d'une visioconférence. Elles sont a priori destinées à celles et ceux qui utilisent, comme moi, du matériel Apple et des logiciels fonctionnant avec MacOS ou iOS. Les utilisateurs de matériel et de logiciels nécessitant MS Windows ou Android peuvent s'en inspirer. Ils peuvent aussi me demander d'étendre une chronique particulière à MS Windows ou à Android.

Comment classer sa documentation numérique se limite à l'utilisation des apps Finder (MacOS) du Mac et Fichiers (iOS) de l'iPad ou de l'iPhone.

Il existe de nombreuses apps pour classer la documentation numérique; mais, s'agissant de son informatique personnelle, je pense qu'on peut s'en passer. Elles me semblent surtout utiles dans un contexte où la documentation est partagée entre plusieurs utilisateurs.

Mon approche du classement de la documentation informatique personnelle repose sur une expérience de plusieurs années. Mais je reste convaincu qu'il y a plusieurs manières d'approcher la question et plusieurs solutions efficaces.

Equipement nécessaire:

> un Mac, un iPad ou un iPhone et

> un identifiant Apple.

Les apps Finder et Fichiers sont automatiquement installées respectivement sur le Mac et sur l'iPad ou l'iPhone avec MacOS ou iOS.

Quelques conseils

1> En classant sa documentation numérique selon les mêmes règles que sa documentation imprimée, on se simplifie les choses aussi bien pour classer un document particulier que pour le rechercher.

Abstraction faite de la sécurité supplémentaire que ça apporte, il est inutile de classer un document à la fois sous les formes imprimée et numérique.

Il est à noter que les imprimantes-scanners servent de plus en plus à numériser des documents entrés sous forme imprimée pour les enregistrer sous forme numérique; et de moins en moins pour imprimer des documents entrés sous forme numérique afin de les classer sous forme imprimée.

2> Le classement de la documentation repose sur une arborescence de dossiers et sur des règles pour libeller les documents. Un exemple d'arborescence de dossiers et des propositions de libellé des documents sont à télécharger en cliquant ci-avant.

Il est à noter que les dossiers sont créés indépendamment des programmes avec lesquels les documents sont créés. On peut, par exemple, créer une lettre ou un rapport avec Pages et vouloir envoyer une version PDF, pour empêcher toute modification. Il y a alors lieu d'enregistrer les documents .pages et .pdf dans le même dossier, avec le même libellé. Ils seront ainsi enregistrés l'un en-dessous de l'autre, seule l'extension les différenciant.

3> Je préconise de limiter les niveaux de l'arborescence des dossiers. Trop profonde, elle peut devenir fastidieuse à l'usage; tandis que trop plate, elle peut compliquer la recherche de documents.

Tous les dossiers de l'arborescence ne doivent pas être nécessairement enregistrés sur le même disque. Si nécessaire, en particulier en raison de la place requise, les dossiers de la Bibliothèque, de la Phonothèque, de la Photothèque ou de la Vidéothèque peuvent être enregistrés ou dédoublés sur des disques à plus grande capacité que celui de son Mac, de son iPad ou de son iPhone. Les archives comportant, par nature, des documents très peu utilisés, elles peuvent aussi être enregistrées sur un disque externe.

En enregistrant les dossiers dans un nuage, soit un disque accessible par internet, on peut accéder à tous ses documents avec tous ses appareils, Mac, iPad, iPhone et autres; ce qui est très pratique.

On peut créer son propre nuage ou utiliser les nuages proposés par des tiers, comme l'iCloud d'Apple, par exemple. L'utilisation du nuage d'un tiers est la solution la plus aisée. Si le fournisseur est sérieux, elle offre, de surcroît, l'avantage d'une solution intégrée des sauvegardes de sécurité. Un nuage personnel nécessite alors, tout comme un enregistrement sur ses propres disques, d'organiser la sauvegarde de sécurité. A ne pas oublier! S'agissant de la protection des données contre le piratage, les deux solutions nécessitent des précautions qui ne sont pas abordées dans cette chronique.

4> Le libellé des documents, ou fichiers, définit l'ordre dans lequel ils sont classés dans le dossier.

Lorsque que plusieurs fichiers sont étroitement liés les uns aux autres, à l'occasion notamment d'un publipostage, il convient de les réunir dans un sous-dossier libellé comme les autres documents; mais sans extension.

5> Il vaut la peine de se souvenir que tous les dossiers et tous les documents peuvent donner lieu à des annotations à enregistrer dans les informations (sélectionner le dossier ou le fichier et accéder aux informations par le menu fichier).

Visioconférence

Une visioconférence Zoom est programmée le 13 avril 2021 à 14h00 à l'attention de celles et ceux qui aimeraient poser des questions ou discuter sur Comment classer sa documentation numérique (ID de réunion: 863 2598 8774, Code secret: ewUyQ7).

Ma prochaine chronique s'intitulera Comment tenir une petite comptabilité. Mes chroniques informatiques précédentes restent accessibles.

Cernier, le 3 avril 2021 / Renaud Tripet