Nous sommes de plus en plus souvent appelés à annoter et à signer des documents PDF. Nos ordinateurs, tablettes ou smartphones nous permettent aujourd'hui de le faire sans imprimer ni numériser ces documents.

Mes chroniques informatiques se composent d'une page publiée sur mon site internet, de vidéos explicatives et d'une visioconférence. Elles sont a priori destinées à celles et ceux qui utilisent, comme moi, du matériel Apple et des logiciels fonctionnant avec MacOS ou iOS. Les utilisateurs de matériel et de logiciels nécessitant MS Windows ou Android peuvent s'en inspirer. Ils peuvent aussi me demander d'étendre une chronique particulière à MS Windows ou à Android.

Comment annoter et signer un document PDF sans l'imprimer se limite à l'utilisation des apps Aperçu et Finder (MacOS) du Mac et Fichiers (iOS) de l'iPad ou de l'iPhone.

Equipement nécessaire:

> un Mac, un iPad ou un iPhone et

> un identifiant Apple.

Les apps Aperçu , Finder et Fichiers sont automatiquement installées respectivement sur le Mac et sur l'iPad ou l'iPhone avec MacOS ou iOS.

Résumé de la marche à suivre

Une fois sa signature crée, sur un des appareils Apple utilisés avec son identifiant Apple, il suffit d'ouvrir le document PDF à annoter ou à signer, l'annoter et le signer, puis l'enregistrer annoté et signé avant, éventuellement, de l'envoyer numériquement.  

1> Créer un document PDF ou dupliquer un document PDF existant sur son Mac, son iPad ou son iPhone.

Pour créer un document PDF, on le crée d'abord avec, par exemple, son traitement de texte Pages; puis on l'exporte en format PDF. Pour l'exporter: menu Fichier > Exporter vers sous MacOS et menu ⚇ > Exporter sous iOS. (⚇ = cercle avec 3 points).

Pour retrouver aisément le document PDF créé ou dupliqué, l'exporter vers le Bureau, iCloud Drive ou le dossier où est enregistré le document dupliqué sous MacOS, et, sur son iPhone/iPad, vers iCloudDrive ou le dossier où est enregistré le document dupliqué sous iOS.

2> Ouvrir le document PDF créé ou dupliqué avec l'app Aperçu sous MacOS et avec l'app Fichiers sous iOS, en cliquant sur le document.

3> Afficher la barre d'outils d'annotation en cliquant sur le cercle avec une pointe de crayon à l'intérieur.

Sous iOS, il faut cliquer sur le cercle avec une pointe de crayon à l'intérieur, en haut à droite, puis cliquer le cercle plus grand qui apparait, toujours avec une pointe de crayon à l'intérieur.

4> Créer une signature en cliquant sur l'icône ayant la forme d'une signature et en suivant les instructions.

Sous iOS, il faut cliquer sur ⊕ avant le créer une signature en cliquant sur l'icône ayant la forme d'une signature, en suivant les instructions.

Une fois la signature crée, celle-ci est disponible sur tous les appareils Apple utilisés avec l'identifiant Apple avec lequel la signature a été crée.

Les quatre premières étapes ne sont nécessaires qu'une fois, pour créer la signature, ensuite on commence à la cinquième.

5> Ouvrir le document PDF à signer avec l'app Aperçu sous MacOS et avec l'app Fichiers sous iOS, en cliquant sur le document.

6> Afficher la barre d'outils d'annotation en cliquant sur le cercle avec une pointe de crayon à l'intérieur.

Sous iOS, il faut cliquer sur le cercle avec une pointe de crayon à l'intérieur, en haut à droite, puis cliquer le cercle plus grand qui apparait, toujours avec une pointe de crayon à l'intérieur.

7> Signer en cliquant sur l'icône ayant la forme d'une signature et en sélectionnant sa signature.

Sous iOS, il faut cliquer sur ⊕ avant de signer en cliquant sur l'icône ayant la forme d'une signature et en sélectionnant sa signature.

8> La signature apparaît sur le document, il convient alors de la glisser à l'endroit souhaité, en cliquant dessus et en la déplaçant avec le curseur sous MacOS (aussi sous iOS si on dispose d'un clavier pour son iPad), ou en la déplaçant avec le doigt sous iOS.

9> Pour annoter le document PDF, par exemple pour inscrire un domicile et une date devant la signature, mais aussi pour remplir certaines zone du document, afficher la barre d'outils d'annotation (v. 6>, plus haut).

10> Cliquer sur l'icône Texte (un T dans un carré).

Sous iOS, il faut cliquer sur ⊕ avant de cliquer sur l'icône Texte.

11> Une fenêtre à l'intérieur de laquelle il est écrit Texte apparaît sur le document. Il convient alors de la glisser à l'endroit souhaité, en cliquant dessus et en la déplaçant avec le curseur sous MacOS (aussi sous iOS si on dispose d'un clavier pour son iPad), ou en la déplaçant avec le doigt sous iOS.

12> Cliquer sur le mot Texte écrit dans la fenêtre et le remplacer par le texte voulu.

Sous iOS, ou sans clavier pour son iPad, un menu contextuel apparaît en cliquant sur le mot Texte. Sélectionner Modifier pour remplacer le mot Texte par le texte voulu.

13> Une fois le document PDF enregistré, la signature ne peut plus être effacée. Le document PDF annoté et signé peut être transmis.

Sous iOS, l'enregistrement et la fermeture du document s'effectuent simultanément en cliquant sur OK, en haut à gauche.

Vidéos:

> Pour créer un document PDF avec MacOS

> Pour annoter un document PDF avec MacOS

> Pour signer un document PDF avec MacOS

> Pour créer un document PDF avec iOS

> Pour annoter un document PDF avec iOS

> Pour signer un document PDF avec iOS

Visioconférence

Une visioconférence Zoom est programmée le 16 mars 2021 à 14h00 à l'attention de celles et ceux qui aimeraient poser des questions ou discuter sur Comment annoter et signer un document PDF (ID de réunion: 870 0763 0887, Code secret: GEyr70).

Ma prochaine chronique s'intitulera Comment classer sa documentation numérique. Mes chroniques informatiques précédentes restent accessibles.

Cernier, le 7 mars 2021 / Renaud Tripet